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Mit ERP-Systemen Cloud-Services nutzen: Wie sinnvoll ist das für mein Unternehmen?

13.12.2016 | Eine Ergänzung des ERP-Systems mit Cloud-Services hat ihre Vorteile und kann kostengünstiger ausfallen als eine Programmierung zusätzlicher Funktionalitäten direkt im ERP. Das gilt gerade auch für Zollsoftware. Hier gibt es am Markt Cloud-Apps, die sich im Zusammenspiel mit SAP aber auch den Lösungen anderen ERP-Anbietern im Praxiseinsatz hervorragend bewährt haben Lohnt es sich auch in Ihrem Fall, das ERP-System in eine hybride Systemlandschaft einzubetten? Welche Faktoren sind ausschlaggebend für Ihre Kosten? Auf welche Kriterien sollten Sie außerdem achten? Unsere fünf Check-Listen sollen Ihnen dabei helfen, die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.

von Claes Dahlquist

Welche Kosten fallen bei der Integration von Cloud-Services an?

Prüfen Sie anhand der folgenden Punkte, welche Kosten möglicherweise auf Sie zukommen:

  • Implementierungsaufwand
    Dienstleistungskosten für interne Unterstützung wie auch für externe Berater.
  • Hardwarekosten
    Kosten für die IT-Infrastruktur wie zusätzlich notwendige Server oder Switches für den Betrieb des On-Premise-Systems.
  • Lizenz- bzw. Transaktionskosten
    Bei traditionellen ERP-Systemen wie z.B. SAP® fallen in der Regel Lizenzkosten beim Erwerb der Software an. Beim Einsatz von Cloud-Software haben Anbieter unterschiedliche Preismodelle. Gängig ist die volumenabhängige Abrechnung zzgl. einer Grundgebühr.
  • Aufwände für Wartung
    Hierbei gibt es fachliche wie auch IT-bedingte Updates. Zu den fachlichen bedingten Updates zählt das Einspielen von Datenservices oder neuen Funktionen. IT-bedingte Updates umfassen beispielsweise Sicherheitspatches und Releasewechsel des Anbieters mit dem Ziel von Performanceverbesserungen oder der Behebung von Fehlern.
  • Aufwände für Betrieb
    Finden Sie heraus, was Ihre Fachabteilung genau braucht. Viele Unternehmen investieren bereits im Vorfeld unnötig viel Zeit in eine Funktionalität, die ein spezialisierter Anbieter eventuell bereits standardmäßig umgesetzt hat.

On-Premise vs. Hybrid: Kosten im Vergleich

PricewaterhouseCoopers hat in einem Fünf-Jahres-Vergleich mit eigenen Kunden untersucht, wie eine derartige Berechnung bei On-Premise- und Hybrid-Systemen aussehen kann. Hierbei wurden die kumulierten Gesamtkosten analysiert (zusammengesetzt aus laufenden Kosten und Einmalkosten). Nachfolgende Grafik zeigt: Hybride Systemlandschaften schnitten deutlich günstiger ab als On-Premise-Systeme.

Was muss ich bei der Integration in die Systemlandschaft beachten?

Kompatibilität ist das A und O einer hybriden Systemlandschaft. Checken Sie im Vorfeld, ob alle beteiligten Lösungen zueinander passen:

  • Wie lassen sich unterschiedliche Applikationen verknüpfen?
  • Wie arbeiten nicht nur On-Premise-ERP und Cloud-Lösungen, sondern auch die Cloud-Lösungen untereinander zusammen? Hier kann es vorteilhaft sein, wenn ein kompletter Prozess mit Anwendungen eines Anbieters abgebildet wird.
  • Sind die Ergänzungen aus der Cloud auch kompatibel zu neuen bzw. zukünftigen SAP®- und ERP-Technologien – etwa für SAP® S/4 HANA?

Wie eine um Cloud-Applikationen erweiterte Systemlandschaft aussehen kann, zeigt exemplarisch die folgende Abbildung:

Was muss ich hinsichtlich Funktionalität und Usability beachten?

Nicht jede Cloud-Lösung passt zu jedem Unternehmen. Nutzen Sie die folgende Checkliste, um herauszufinden, ob die Software für Sie in Frage kommt:

  • Können Sie Einfluss auf den Prozessablauf sowie auf funktionale Details nehmen, um die Software Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen?
  • Ist die Applikation
geeignet für den internationalen Einsatz? Sind beispielsweise internationale Datenservices verfügbar? Sind Oberflächen internationalisierbar?
  • Lassen sich Prozesse schlank anwenden und sind notwendige Stammdaten leicht zu pflegen bzw. werden diese automatisiert per Datenservice aktualisiert?
  • Laufen die Prozessschritte benutzerzentriert ab? Spielen die Komponenten übergreifend zusammen? Oder müssen Sie sich gesondert an Applikationen anmelden?

Was muss ich bezüglich der Service- und Fachkompetenz des Anbieters beachten?

Service ist nicht gleich Service. Finden Sie anhand der folgenden Fragen heraus, ob der Anbieter/Hersteller für Sie geeignet ist:

  • Bietet er die nötige Fachkompetenz sowie qualifizierten Service aus einer Hand? Denn die beste Lösung hilft nicht weiter, wenn im Problemfall kein guter Service und Support zur Verfügung steht.
  • Ist der Anbieter kompetent hinsichtlich IT-, ERP-Anwendungen und verfügt er zudem über fachliche Kompetenz in den Bereichen die Sie benötigen – beispielsweise Außenwirtschafts- und Logistikexpertise? Denn Technologie ohne Dienstleistungskompetenz funktioniert nicht.
  • Falls fachspezifische Prozessanforderungen im zentralen ERP-System umgesetzt werden: Kann er die notwendige Pflege und Wartung der Lösungen übernehmen – zum Beispiel hinsichtlich zollrelevanter Stammdaten?

Wie stelle ich Datenschutz und Datensicherheit sicher?

Vor allem Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten, sind auf maximalen Schutz angewiesen. Klären Sie vor Vertragsabschluss folgende Punkte:

  • Verwendet der Cloud-Anbieter die aktuellsten Sicherheitsprotokolle für seine Lösungen?
  • Wie ist das Rechenzentrum gegen Brand, Hochwasser und sonstige Katastrophen gesichert? Lernen Sie den Anbieter kennen und lassen Sie sich das Rechenzentrum (RZ) zeigen.
  • Wo ist das Rechenzentrum lokalisiert, wer hat Zutritt und wo liegen die Daten? Kontaktieren Sie Ihren Datenschutzbeauftragten und suchen Sie bei Verhandlungen Kontakt zum Datenschutzbeauftragten des Anbieters.
  • Schließen Sie Verträge zu Auftragsdatenverarbeitung und Datenschutz ab. Beachten Sie die internationale Gesetzgebung und Rechtsprechung und räumen Sie Unklarheiten vor Vertragsabschluss aus.
  • Lassen Sie sich bestätigen, dass die Daten die EU/EWR nicht verlassen, da sonst Bußgelder und Strafen verhängt werden können.
  • Verpflichten Sie den Anbieter, Sie bei Veränderungen unverzüglich zu informieren. Zum Beispiel wenn dieser plant, RZ-Standorte zu verlagern.
  • Kontrollieren Sie die Einhaltung der Verträge.

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