Wie es Zollplattformen internationalen Unternehmen ermöglichen, eine Zollstrategie zu entwickeln, ohne sich in den internationalen IT-Systemen zu verheddern.
Eigentlich läuft doch alles. Die Zollabteilung der deutschen Muttergesellschaft ist gut organisiert, der Head of Customs und seine Mitarbeiter in der Firmenzentrale sind ausgewiesene Fachleute auf ihren Arbeitsgebieten. Auch die ausländischen Standorte leisten in der Zollabwicklung gute Arbeit – wahrscheinlich jedenfalls. Es sind zumindest keine operativen Probleme bekannt. Und dort wo das Unternehmen mit Zollbrokern zusammenarbeitet: Die bekommen gutes Geld und werden dafür hoffentlich gute Arbeit leisten.
Doch mit zunehmender Internationalisierung wachsen in vielen Unternehmen auch die Zweifel: Welche Themen werden besser zentral behandelt? Wo kommt der Sachbearbeiter vor Ort mit seinem lokalen Knowhow schneller voran? Häufig fehlt ein unternehmensübergreifendes Zollorganisationskonzept. Das ist misslich, denn Zollabwicklung ist auch ein Intercompany-Thema: Es geht darum, den Unternehmensverbund im internationalen Umfeld optimal zu organisieren. Das Fehlen eines Gesamtkonzeptes führt in der Praxis zu diesen Problemen:
Die Zersplitterung der Zollorganisation in relativ autonome lokale Einheiten führt im schlechtesten Fall zu Intransparenz, uneinheitlichen Prozessen und Standards und im Endeffekt zu Ineffizienz. Verschärft wird das durch die Systemlandschaft, die man in vielen Unternehmen vorfindet. Gerade in Unternehmen, die durch Firmenakquisitionen gewachsen sind, findet sich ein bunter Zoo an Zoll-IT. Es ist auch nicht trivial, auf eine einheitliche Lösung umzustellen, denn die Zollverwaltungen in den einzelnen Ländern arbeiten mit unterschiedlichen IT-Systemen. In Deutschland gibt es ATLAS, in den Niederlanden DMS, in Belgien PLDA – und so weiter. Das es angesichts einer Lösungsvielfalt in der Zoll-IT auch bei besten Willen aller Beteiligten wenig Transparenz über die gesamten Zollaktivitäten eines international agierenden Unternehmens gibt, verwundert da kaum.
Die Probleme wachsen noch, wenn das Unternehmen von Land zu Land mit verschiedenen Brokern zusammenarbeitet. In der Praxis sieht das dann oft so aus: Der Sachbearbeiter übermittelt per E-Mail oder über eine proprietäre EDI-Anbindung die Daten, die beispielsweise für eine Ausfuhranmeldung relevant sind. Beim Broker tippen bei einer Übermittlung per Mail fleißige Damen und Herren die Daten in ein IT-System ein. Gibt es keine Rückfragen, kann die Ausfuhranmeldung erstellt werden. Der manuelle Aufwand beim Broker schlägt sich natürlich auch in den Kosten nieder. In den Preismodellen der Customs Broker lässt sich zwischen der Standardübermittlung von Daten per E-Mail und einer integrierten Lösung ein Kostenunterschied von bis zu 50 Prozent beobachten.
Noch problematischer ist in der Regel die Rückintegration vom Broker-System in das IT-System des exportierenden Unternehmens. Die Ausfuhrbegleitdokumente und der Ausgangsvermerk werden häufig per E-Mail zugeschickt. Andere Dokumente kommen per Post und Kurier. In der Folge bilden sich an den einzelnen Standorten Datensilos oder gar Papierarchive. Der Zollverantwortliche in der Unternehmenszentrale hat größte Probleme damit, einen Gesamtüberblick zu bekommen und seiner Verantwortung gerecht zu werden.
Auf den ersten Blick ist guter Rat teuer. Wer zu sehr auf dezentrale Lösungen setzt, läuft Gefahr, eine einheitliche Zollstrategie aus dem Auge zu verlieren und ein Wirrwarr von parallel laufenden Prozessen managen zu müssen. Wer zu stark zentralisiert, verliert eventuell den wichtigen Kontakt zu den nationalen Zollbehörden. In der Praxis hat sich ein Mittelweg bewährt: Die Abwicklung wird von dezentralen Stellen erledigt – hier benötigt man am ehesten das lokale Knowhow. Zentrale Themen sind der AEO-Status, Prozesssicherheit, Bewilligungen, Zollprüfungen und Analysen.
Um diese Themen optimal angehen zu können, sollten die zollbezogenen Daten möglichst auf einer zentralen Plattform verfügbar sein. Datensilos in den Landesgesellschaften oder bei Brokern sind aufzulösen. Dazu bedarf es einer IT-Lösung, die in beide Richtungen ohne Medienbrüche arbeitet. Die elektronische Anbindung des exportierenden oder importierenden Unternehmens direkt an den Zoll oder zumindest an den Broker ist dabei vor allem ein Effizienzthema. Die Rückintegration vom Zoll oder Broker über das Zollsystem bis ins ERP-System ist darüber hinaus eine Frage von Transparenz, Prozesssteuerung und Analysefähigkeit.
Und wenn Sie nicht wissen, wo sie so eine Plattform herbekommen sollen? Eine Plattform, die Systeme der Zollverwaltung und der Customs Broker gleichermaßen anbindet, Ihre Vorsysteme integriert, international einsetzbar ist und das Tagesgeschäft in der Zollabteilung automatisiert? Dann schauen Sie sich doch noch ein bisschen auf dieser Website um: ICI (International Customs Integration) von AEB hilft Ihnen, ihre Zollabteilung für die Zukunft aufzustellen.
