Ob Neumaschinen oder Ersatzteile. Weltweites Transportmanagement mit GEA

Zu den Kunden der GEA Westfalia Separator Group zählen hauptsächlich Brauereien und Molkereien sowie die Industrien aus den Bereichen nachwachsende Rohstoffe, Marine, Energie, Öl & Gas, Chemie und Pharmazie sowie Umwelttechnik. Auf Schiffen und Ölplattformen werden beispielsweise riesige Separatoren zur Wasser- und Ölreinigung eingesetzt, in Brauereien wird Bier geklärt, Molkereien separieren Bakterien aus der Milch oder trennen Magermilch vom Rahm.

Das Stammwerk der GEA Westfalia Separator Group befindet sich im 70 km nord-östlich von Dortmund gelegenen Oelde. Weitere Produktionsstandorte befinden sich in Niederahr, Frankreich, Indien und China. Mehrere tausend neue Maschinen werden pro Jahr beauftragt. Die Abteilung Commercial Order Processing steuert zentral die logistische Abwicklung von Oelde aus. Die Transporte übernimmt ein Logistikdienstleister, dessen Mitarbeiter seit Frühjahr 2014 dazu Software von AEB nutzen. 

Ulrich Tyrell, Leiter der kaufmännischen Auftragsabwicklung für Neumaschinen: „In anderen Firmen des GEA-Konzerns wurde bereits Software von AEB eingesetzt. Im Frühjahr 2013 fiel dann die Entscheidung, sowohl für die Logistik der Neumaschinen als auch für die weltweite Abwicklung des Ersatzteilgeschäfts AEB-Software einzusetzen.“

Dieter Lauer, Leiter der Abteilung Außenwirtschaft ergänzt: „Wir hatten seit mehr als zehn Jahren eine Eigenprogrammierung des Transportmoduls in SAP^® im Einsatz – die war in die Jahre gekommen. Zum einen war es uns wichtig, dass es zwischen unserem SAP^®-System und dem Logistik-System, in dem die Mitarbeiter des Logistikdienstleisters arbeiten, eine klare Systemtrennung gibt. Zum anderen wollten wir die eigenen Aufwände für die Systembetreuung reduzieren.“ Insgesamt 13 Mitarbeiter – beim Logistikdienstleister und in der von Dieter Lauer geleiteten Abteilung Außenwirtschaft – arbeiten heute mit der Transportmanagement-Software von AEB.

Komplexe Supply Chain Abwicklung im Neumaschinengeschäft

Das Sendungsvolumen beim Neumaschinengeschäft ist nicht sehr hoch, aber durchaus komplex. Etwa 1500 Lieferungen werden im Jahr auf den Weg gebracht – davon 90 % an Kunden außerhalb Deutschlands. Einzelne Separatoren, die einen halben Meter Durchmesser haben, aber auch bis zu zwei Meter hoch sein können, werden in Oelde gefertigt und direkt an Kunden verschickt. Komplexer sind Aufträge, wenn erst Einzelteile zu Anlagenbauern geschickt werden, die in Finnland, Norwegen oder England sitzen. Diese bauen dann die fertigen Anlagen inklusive aller Rohre, Ventile und Messinstrumente, um sie danach in einer Einheit zu verschicken.

Früher hatte der Anlagenbauer nach Fertigstellung der Anlage die Angaben wie Gewicht und Abmessung per E-Mail an die Mitarbeiter der Auftragsabwicklung geschickt. Heute kann er die Packdaten direkt online in der AEB-Software erfassen. Die Mitarbeiter bei der GEA müssen diese Informationen also nicht mehr manuell erfassen. „Das spart Zeit und es können sich hier keine Fehler mehr einschleichen“, erzählt Tyrell.

Weltweites Ersatzteilgeschäft in Eigenregie

Die weltweite Ersatzteillogistik wickelt GEA in Eigenregie ab – zentral von Oelde aus. 2012 wurde ein europäisches Ersatzteillager in Köln in Betrieb genommen. Von dort werden mit Ausnahme der Region Asien und Australien alle Kunden weltweit beliefert.

Um den asiatischen Markt noch schneller zu bedienen, wurde 2013 die Entscheidung gefällt, ein Ersatzteillager in Singapur in Betrieb zu nehmen. Das Asian Parts and Logistics Center wird von DHL betrieben, aber von Anfang an war klar, dass hier mit der Software von AEB gearbeitet werden soll. „Der Zeitplan war straff. Innerhalb von vier Monaten wurde die Software implementiert. Geplanter Produktivstart war Anfang Februar 2014 – und der wurde auch eingehalten“, erzählt Dieter Lauer. „Keine Sendung ist seitdem stehengeblieben – alles läuft reibungslos“, so Lauer. Und das obwohl die Auftragsbearbeitung und die operative Abwicklung auf zwei unterschiedlichen Kontinenten stattfinden.

Ist die Ware im Hub in Singapur vorhanden, wird der Auftrag bearbeitet und die Sendungsdaten an die AEB-Software übergeben. Die zu bearbeitende Sendung erscheint im Arbeitsvorrat des DHL-Mitarbeiters in Singapur. Ist die Ware gepickt und gepackt, werden automatisch die richtigen Label und Dokumente erstellt und dem Paket beigelegt, darunter die Packliste und die Rechnung.