Schneller und sicherer exportieren: ALBIS PLASTIC nutzt AEB-Software

Wer weltweit liefert, muss Exporte nicht nur korrekt beim Zoll melden, sondern diese Meldungen zehn Jahre lang nachweisen können. Das gilt auch für die Überprüfung jedes Adressaten gemäß gültiger Sanktionslisten. Um die Zollmeldungen im richtigen Format zu melden, müssen Unternehmen mit ATLAS, der Software des deutschen Zolls, kommunizieren. Da die Umstellungsfrist auf die Version 2.1 von ATLAS am 1. Februar 2013 endete, musste ALBIS PLASTIC zügig handeln, um den neuen Anforderungen – wie beispielsweise der Meldung der EORI – zu genügen. Dafür suchte sich das international ausgerichtete Unternehmen mit Hauptsitz Hamburg einen neuen Lösungsanbieter: AEB.

Die ALBIS PLASTIC GmbH gehört zu den führenden Unternehmen in der Distribution und Compoundierung technischer Kunststoffe in Europa. In Ergänzung zum Produktportfolio namhafter Kunststoffproduzenten bietet ALBIS der kunststoffverarbeitenden Industrie ein vielfältiges Produktprogramm an eigenen Compounds. Die Kernmärkte des Unternehmens umfassen die Branchen Automotive, Healthcare sowie die Elektro- und Verpackungsindustrie. 

Im Bereich Lichttechnik ist der Spezialist bekannt für verschiedene Anwendungen von Kunststoffen mit lichtstreuenden, -leitenden oder -blockierenden Eigenschaften. Die ALBIS Gruppe erwirtschaftet mit rund 1.100 Mitarbeitern weltweit einen Umsatz in Höhe von ca. 800 Mio. EUR. Mit 17 Tochtergesellschaften ist das Hamburger Unternehmen in vielen Ländern Europas, Nordafrika, in Fernost und in Nordamerika vertreten. An den deutschen Standorten Hamburg und Zülpich sowie im englischen Manchester und ab Sommer 2013 auch im chinesischen Shangshu werden die innovativen Kunststoffe für den Weltmarkt gefertigt. 

Die in Hamburg bislang genutzten Softwarelösungen für die Ausfuhrabwicklung und Compliance-Prüfungen führten in der Vergangenheit immer wieder zu einem erhöhten manuellen Pflegeaufwand von Sanktionslisten sowie zeitlichen Verzögerungen aufgrund des händischen Einspielens von Patches. Als die ATLAS-Umstellung beim Zoll trotz Wartungsgarantie ein Update der bestehenden Software erforderte, suchte Jens Rebenstorf, Vice President BU Supply Chain Management bei ALBIS PLASTIC, zusammen mit seiner IT-Abteilung nach Alternativen. Das Ergebnis: Einstimmig beschloss das Unternehmen, auf das Update zu verzichten und stattdessen die Zoll-zertifizierte AEB-Lösung ASSIST4 einzusetzen. Auf Grund der gelieferten Advanced Trade Component ATC läuft diese auch direkt in SAP^® - in allen gewünschten Bereichen. 

ATLAS Ausfuhr: Reibungslos und störungsfrei

Zwischen 500 und 750 Sendungen werden täglich verschickt, zahlreiche davon in Drittländer – vor allem in die Schweiz, nach Hongkong, China, USA, Mexiko und Russland. „Die Kommunikation mit dem Zoll funktioniert nun reibungslos und deutlich schneller als früher“, stellt Oliver Bock fest, der bei ALBIS PLASTIC für die Exportabwicklung zuständig ist. „Die Arbeit mit ATC :: ATLAS Ausfuhr verläuft ohne Zwischenfälle“. Den Support der AEB kenne er nur aufgrund proaktiver Benachrichtigung, sobald AEB von Verzögerungen bei der koordinierenden Stelle ATLAS erfahre. Anrufen musste er noch nie. 

Compliance: Sichere Überprüfung von Adressdaten

Ähnlich sieht es auch beim Thema Compliance aus. Die Theorie ist hier eindeutig: Nach den EG-Verordnungen 881/2002 und 2580/2001 sowie ihren Ergänzungen besteht für jedes Unternehmen die Pflicht, nachweislich auf sanktionierte Adressen zu prüfen. Ein Verstoß kann empfindliche Strafen nach sich ziehen: Von Geldbußen über die Strafandrohung von mindestens zwei Jahren Freiheitsstrafe der Verantwortlichen bis hin zum Entzug von Bewilligungen. Um solchen Strafen zu entgehen, muss das Unternehmen ein Sanktionslisten- Screening nicht nur rechtzeitig durchführen, sondern auch jederzeit nachweisen können. 

Wie oft und welche Daten müssen überprüft werden? ALBIS PLASTIC hat sich für eine tägliche Prüfung aller Kreditoren und Debitoren entschieden. Konkret sind das etwa 55.000 Adressen, die automatisch mit den Einträgen auf den Sanktionslisten der EU und USA abgeglichen werden. Jörg Parschat, Leiter IT Applications, ist besonders zufrieden mit der ständigen Aktualisierung der Verbotslisten seitens der AEB. Die IT habe nicht nur einen geringen Pflegeaufwand, sondern zudem eine sehr gute Dokumentation zur Hand. „Wir haben zuvor ja auch schon Adressprüfungen gemacht, aber die Adressübertragungen haben einen hohen manuellen Aufwand verursacht. Jetzt ist das anders.“

Nicht nur für die Compliance-Prüfungen, sondern für alle Zollvorgänge wollte ALBIS PLASTIC Revisionssicherheit. Die Aufbewahrung der ATLAS-Nachrichten, der PDF-Dokumente, der Logbücher und der Daten der Ausfuhranmeldungen in einem Langzeitarchiv für mindestens zehn Jahre ist mit der AEB-Lösung gewährleistet. „Erst im Gespräch mit AEB konnten wir ermessen, was wir alles aufbewahren müssen. 

Deswegen haben wir die Daten unseres alten Systems auch gut verwahrt“, so Parschat. „Für das AEB-Produkt sind nun kaum Ressourcen meiner IT notwendig.“ 

Einführung: Überzeugende Lösung und schneller Support 

Den Auftrag an AEB erteilte das Unternehmen im Jahr 2012 und führte umgehend die neue Software in zwei Phasen ein: Zunächst ATC :: ATLAS Ausfuhr, im Anschluss ATC :: Compliance. „Unkompliziert“ sei diese Einführung gewesen, so die Projektleitung seitens AEB und ALBIS PLASTIC unisono. „Die IT von ALBIS PLASTIC hat von Anfang an sehr gute Arbeit geleistet“, lautet das Kompliment von AEB-Projektleiter Sebastian Meggers, denn in solchen Projekten sind zuverlässige Tests unentbehrlich. Darauf verstehen sich die Hamburger. „Als gebranntes Kind testen wir gründlich“, schmunzelt Jörg Parschat. „Wir hatten einen entspannten Produktivstart. Ein einziges Mal musste ich auf den AEB Support zurückgreifen und nach einer halben Stunde war alles gelöst“, fügt der ALBIS Leiter IT Applications hinzu. 

Er ist überzeugt, dass sich ALBIS PLASTIC hinsichtlich ATLAS und Compliance zukunftssicher aufgestellt habe. Diesen Optimismus der Abteilung IT Applications teilen Anwender und Management. Das Fazit von Supply Chain Manager Jens Rebenstorf: „Kostenersparnis sowie permanente, garantierte Aktualität der Prüflisten ohne internen Pflege- und Organisationsaufwand sind eine positive Folge der Umstellung. Das AEB-Produkt findet meine vollste Zustimmung – die Handhabung ist sehr praktisch, unsere Operative ist begeistert!“