Wie MacDermid Enthone Exportabwicklung und -prozesse optimiert

Für seine Standorte in den Niederlanden führte das Unternehmen als Zolllösung Customs Integration von AEB ein. Auch im deutschen Werk nutzt das Unternehmen eine Zolllösung von AEB. Folge: Die ohnehin eng zusammenarbeitenden deutschen und niederländischen Gesellschaften rücken auch bei der Zollsoftware enger zusammen und erschließen Synergien. Zudem verbessert MacDermid Enthone die Flexibilität und Effizienz bei der Zollabwicklung. „Customs Integration ermöglicht es uns, schnell auf neue Anforderungen zu reagieren – beispielsweise beim Export in zusätzliche Länder oder von neuen Produkten.“, sagt Patricia Zutz, als Projektleiterin bei MacDermid Enthone für die Einführung der neuen Zolllösung zuständig.

Transportmanagement und Zoll-IT aus einer Hand.

Ausgangspunkt für das Projekt: Bei MacDermid Enthone hatte man den Eindruck gewonnen, dass der bisherige Partner für die Zolllösung in den Niederlanden seine Software nicht mehr genügend weiterentwickelte. Außerdem störte es die Nutzer, dass bei Problemen oft erst geklärt werden musste, ob der Anbieter der Zoll-IT für den Support verantwortlich war oder AEB als Partner für das Frachtmanagement, das der Zolllösung vorgeschaltet war. „Das hat die Abläufe bei uns verlangsamt“, fasst Dirk Zutz zusammen, der bei MacDermid Enthone als Technical Manager europaweit für das ERP-System sowie für die Integration der Fracht- und Zolllösung zuständig ist. „Uns war klar, dass es optimal ist, Transportmanagementsystem und Zoll-IT aus einer Hand zu bekommen“, sagt Dirk Zutz weiter. Genau dies bot AEB mit einer neu entwickelten Zolllösung für die Niederlande an.

Die Logistiker in den niederländischen Werken waren zunächst skeptisch. „Wir waren nicht sicher, ob eine Software aus dem Ausland die niederländischen Anforderungen komplett abbilden kann“, sagt Ruud de Bresser, Logistikexperte im Werk ’s-Hertogenbosch. Die Skepsis zerstreute sich bereits im Projektverlauf. Vertrauensbildend war sicherlich, dass AEB in den Niederlanden über eine eigene Landesgesellschaft mit Expertise über die niederländische Zollabwicklung verfügt. Auf AEB-Seite teilten sich die Düsseldorfer Geschäftsstelle, die MacDermid Enthone betreut, und das von Stuttgart aus agierende Competence Center Customs International (CCCI) die Arbeit. „Wir können schon heute die Zollabwicklung für Deutschland, die Niederlande, Großbritannien, Belgien, Schweden und die Schweiz anbieten. Und weitere Länder sind in Arbeit und Planung, beispielsweise Frankreich“, sagt Uwe Henning, Director International Business Development bei AEB. 

Keine Anpassungen am ERP-System nötig

Das Projekt startete im Oktober 2015, im März 2016 konnte MacDermid Enthone mit Customs Integration in den Echtbetrieb gehen. Von Vorteil war, dass am ERP-System des Industrieunternehmens keine Anpassungsarbeiten notwendig waren. „Es bleibt dabei, dass die für den Versand notwendigen Daten aus dem ERP-System in das Transport & Freight Management-System übergeben werden“, sagt Dirk Zutz. 

Customs Integration läuft vollintegriert mit der Transportmanagementlösung. „Das hat uns natürlich geholfen“, sagt Robin Kaufmann, der für AEB das Projekt leitete. Allerdings wäre es auch kein Problem gewesen, wenn dies nicht der Fall gewesen wäre. „Denn Customs Integration lässt sich ohne großen Aufwand mit allen Business-Systemen wie Microsoft Dynamics, proAlpha, IFS und Infor verbinden. Für SAP^®-basierte Systeme bieten wir sogar ein Standard Plug-in“, betont Uwe Henning.

Eine wichtige Anbindung, die geschaffen werden musste, war die an AGS – das IT-System der niederländischen Zollverwaltung. AGS hat die gleiche Funktion wie ATLAS in Deutschland und dient der automatisierten Kommunikation zwischen Zoll und Unternehmen. „Durch den Einsatz von Customs Integration haben wir in den Niederlanden einen hohen Grad der Automatisierung bei den Zollprozessen im Export erreicht“, freut sich Patricia Zutz. 

Dies zeigt auch der Blick auf die Prozesskette für Exportsendungen. Die eingehenden Aufträge werden im ERP-System erfasst – mitsamt Lieferadresse, Versanddatum und dem daraus abgeleiteten Pickdatum. Im ERP-System werden bei der Fälligkeit der Aufträge eine Delivery Note sowie die für den Export wichtige Zollrechnung erzeugt und an das Transportmanagement-System übergeben. In Transport & Freight Management entstehen auf Basis der aus dem ERP-System importierten Daten weitere Dokumente wie der CMR-Frachtbrief und Begleitdokumente für Gefahrgüter. 

Manuelle Eingaben nur noch in Ausnahmefällen

Handelt es sich um eine Exportsendung, kommt Customs Integration ins Spiel. Das System bekommt die notwendigen Daten aus Transport & Freight Management, ergänzt diese, generiert eine Ausfuhranmeldung für den Zoll und prüft diese automatisiert auf Vollständigkeit und Plausibilität. Dabei kommen Vorlagen und Sendungsprofile zur Anwendung. Das sorgt dafür, dass bei wiederkehrenden Exportvorgängen die Daten auf Basis von Vorlagen automatisiert ergänzt werden. „Manuelle Eingaben der Export-Sachbearbeiter sind nur noch in Ausnahmefällen erforderlich“, sagt Susanne Puschke aus dem Competence Center Customs International von AEB. 

Die so erzeugte Ausfuhranmeldung wird an das AGS-System des niederländischen Zolls übermittelt, dort geprüft und freigegeben. Customs Integration empfängt und verarbeitet die eingehenden Nachrichten aus dem AGS-System. In der Logistikabteilung von MacDermid Enthone werden die Exportbegleitpapiere ausgedruckt – die Güter können auf die Reise gehen.