Das 1x1 zum Internal Compliance Program: ICP in der Exportkontrolle

In der Exportkontrolle wird der Begriff „Internal Compliance Program“ (kurz: ICP) genutzt, um Arbeits- und Organisationsanweisung (AundO) für die Exportkontrolle in Unternehmen zu beschreiben. Synonym dazu werden unter anderem folgende Begriffe verwendet: Standard Operating Procedure (SOP) für die Exportkontrolle, Verfahrensanweisung Exportkontrolle, Handbuch der Exportkontrolle und Guidelines zur Exportkontrolle.

Es gibt keine allgemeingültige Vorlage eines Internal Compliance Programms (ICP), die für alle Unternehmen passt und einfach übernommen werden könnte. Vielmehr besteht die Herausforderung für Unternehmen darin, ein individuelles, auf die Geschäftsprozesse zugeschnittenes Dokument zu erstellen, das die Unternehmensprozesse zur Absicherung der exportkontrollrechtlichen Vorgaben festlegt und im Unternehmen gelebt werden kann.

Rund um die Organisation des Exportkontroll- und Sanktionsrechts gibt es eine Vielzahl von Empfehlungen und Merkblätter von offizieller Seite. So bieten z.B. die EU-Kommission, verschiedene US-Behörden oder auch die chinesischen Behörden Hilfestellungen. Diese Dokumente enthalten viele, meist ähnliche und allgemein gehaltene Informationen, die für die konkrete Umsetzung in Unternehmen allerdings keine wirkliche Hilfe sind.

Dies wird auch in der ICP-Begriffsdefinition in der EU-Dual-Use-VO 2021/821 (Art. 2 Nr. 21) deutlich. Darin heisst es:

„Laufende wirksame, geeignete und verhältnismäßige Strategien und Verfahren, die von Ausführern angenommen werden, um die Einhaltung der Bestimmungen und Ziele dieser Verordnung und der Bedingungen der gemäß dieser Verordnung erteilten Genehmigungen zu fördern, unter anderem Maßnahmen im Rahmen der Sorgfaltspflicht zur Bewertung der Risiken im Zusammenhang mit der Ausfuhr der Güter zu Endverwendern und Endverwendungen.“

Bei der Beantwortung dieser Frage ist zwischen dem gesetzlich vorgeschriebenen ICP und der Empfehlung zur Erstellung eines ICP zu unterscheiden. 

• In Deutschland ist ein ICP gesetzlich vorgeschrieben beim Handel mit Rüstungsgütern, für die Nutzung von Sammelgenehmigungen (SAG) und für die Nutzung der Allgemeinen Genehmigung. EU007. Für den Rüstungsbereich sehen die Grundsätze der Bundesregierung vor, dass der Ausführer/Verbringer seine Zuverlässigkeit durch eine geeignete Aufbau- und Ablauforganisation sicherstellen muss. Für Nutzer von SAG und der AGG EU007 folgt das ICP-Erfordernis direkt aus der EU-Dual-Use-Verordnung 2021/821.
• Empfehlenswert ist die Erstellung eines ICP für Unternehmen mit genehmigungspflichtigen Ausfuhren und Verbringungen von zivilen Gütern. Betroffen davon sind Unternehmen, die Dual-Use-Güter im Warenstamm haben, mit sanktionierten Ländern Geschäfte machen oder Kenntnis über kritische Verwendungen ihrer Güter haben. Nach § 8 Abs. 2 Außenwirtschaftsgesetz (AWG) hängt die Genehmigungserteilung durch das BAFA an der Zuverlässigkeit des Ausführers. Zuverlässig ist ein Ausführer dann, wenn er sicherstellt, dass die geltenden Gesetze eingehalten werden. Das Ziel eines ICP zur Exportkontrolle ist die Minimierung des Risikos, in den Anwendungsbereich der Straftatbestände des Außenwirtschaftsgesetzes (AWG) zu fallen.

Die Straftatbestände der §§ 17ff AWG knüpfen neben dem objektiven Vorliegen eines Verstoßes am subjektiven Merkmal des Vorsatzes an. Dieser wird nur bei Unternehmen bejaht, die ihrer Organisationspflicht nicht nachgekommen sind. Bei Unternehmen mit einem ICP, wird der Vorsatz und damit das Vorliegen des Straftatbestands grundsätzlich verneint. Verstöße werden als Arbeitsfehler im Rahmen von Bußgeldverfahren geahndet.

Wie bereits erwähnt, beinhalten ICP-Empfehlungen von offizieller Stelle allgemein gehaltene Informationen, die sich über Länder hinweg meist ähneln. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle in Deutschland nennt in seinem Merkblatt zur Erstellung eines ICP die folgenden neun Stichpunkte, deren Berücksichtigung für die innerbetriebliche Organisation als wesentlich betrachtet werden. Die aufgeführten Kriterien beruhen auf den Empfehlungen der EU.

1. Bekenntnis der Unternehmensleitung zu den Zielen der Exportkontrolle
2. Risikoanalyse
3. Aufbauorganisation / Verteilung von Zuständigkeiten
4. Personelle und technische Mittel sowie sonstige Arbeitsmittel
5. Ablauforganisation
6. Führen von Aufzeichnungen und Aufbewahrung von Unterlagen
7. Personalauswahl, Schulungen und Sensibilisierungen
8. Prozessbezogene Kontrollen / Systembezogene Kontrollen (ICP-Audit) / Korrekturmaßnahmen / Hinweisgebersystem
9. Physische und technische Sicherheit

Das BAFA bietet auf seiner Homepage einen Fragebogen zur Abfrage dieser Kriterien zum Download an. Der Fragenkatalog soll bei der Implementierung eines ICP unterstützen. Weitere Informationen zu den einzelnen Prüfpunkten finden Sie im Merkblatt zur firmeninternen Exportkontrolle (ICP) auf der BAFA-Website.

Das ICP im Unternehmen muss ein individuelles, auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens zugeschnittenes Dokument sein. Allgemeine Ausführungen zum Exportkontrollrecht, wie sie sich in einem Handbuch finden, gehören nicht in ein ICP. Idealerweise regelt das ICP nur die identifizierten Risikobereiche im Unternehmen.

Ein ICP ist nur dann gut, wenn die beschriebenen Prozesse im Unternehmen ausgerollt und in der Praxis auch gelebt werden können. Die Erfahrung zeigt, je kürzer und verständlicher ein ICP ausgestaltet ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es in der Praxis auch tatsächlich umgesetzt wird.

Sie möchten einen Schritt tiefer eintauchen? Im nachfolgenden Artikel habe ich Ihnen die erläuterten Umsetzungsschritte für eine Fallstudie aufbereitet – jetzt lesen: 

Internal Compliance Program Beispiel: Ein ICP für die Juice GmbH