Arvato SCM Solutions verbessert Retourenabwicklung mit AEB

Korrekt verzollt und Zeit gespart

Schnell zeichneten sich Zeiteinsparungen durch den Einsatz der AEB Software bei der Verzollung mit der Schweiz ab. „Im Export sparen wir uns jetzt durchschnittlich eine Stunde Bearbeitungszeit pro Tag. Den größten Zeitvorteil haben wir jedoch bei den Rückwaren, insbesondere dem Import aus der Schweiz. Da sparen wir nicht nur Stunden, sondern ganze Tage“, so ein Mitarbeiter auf der Zollabteilung. Früher beschäftigte arvato SCM Solutions für die Retouren im saisonalen Geschäft mehrere Zeitarbeiter und studentische Hilfskräfte. „In Spitzenzeiten konnten wir die mit unseren Mandanten vereinbarten Bearbeitungsdauern nur mit großem zusätzlichen Aufwand einhalten“, erzählt Lars Peter, „doch das  ist vorbei.“

Jetzt werden die Daten aus dem Warenwirtschaftssystem über eine Schnittstelle an die Software von AEB übermittelt, dort konvertiert und automatisch zu Eingangssendungen zusammengefasst. Ganz selbstverständlich
ist das allerdings nicht, denn die Positionsanzahl je Vorgang ist dabei oft weit höher als die vom Zoll in ATLAS vorgesehenen 99 Positionen. Für eine korrekte Meldung an den Zoll über das IT-Verfahren ATLAS müssen Vorgänge daher gesplittet werden. Das gilt auch für die Zollunterlagen. Die Warennummer aus dem Versandvorgang wird dabei als entscheidendes Kriterium zur Abschreibung eingesetzt. Nur wenn diese mehrfach vorkommt, muss jetzt noch manuell geprüft werden. Doch darauf weist der virtuelle Assistent hin.

Weihnachtsgeschäft ohne Hektik

„Gerade die Tage direkt nach Weihnachten sind normalerweise die hektischsten, weil die Beschenkten nun ihr Umtausch- bzw. Rückgaberecht nutzen.“ Projektleiter Dirk Reinhard aus Soest: „Jemand, der sich sieben Marken-T-Shirts online bestellt und drei davon wieder zurückschickt, macht sich normalerweise wenig Gedanken darum, wie aufwändig die Rückabwicklung für die Online-Versandhändler ist.“ Doch selbst solchen Tagen kann die Zollabteilung von arvato SCM Solutions nun gelassen entgegensehen. Das Weihnachtsgeschäft 2012 lief bereits voll automatisiert. 

Die Mitarbeiter schätzen die ganzjährige Unterstützung durch den virtuellen Assistenten der AEB Software, mit dessen Tipps die Zollanmeldungen immer korrekt und vollständig sind. „Der Assistent ist eine große Erleichterung in unserem täglichen Geschäft“, bestätigt der Mitarbeiter aus der Zollabteilung. Er lobt die ganzjährige Unterstützung durch das Projekt- und Supportteam: „Wenn ein automatischer Datenimport, um den man jahrelang gekämpft hat, vor den eigenen Augen implementiert wird, ist das schon beeindruckend.“ Er schätzt auch den schnellen Service: „Lesen kann ich alleine. Dazu habe ich ein Handbuch. Aber wenn ich darüber hinaus Fragen habe, kann ich bei AEB anrufen. Oder mein Problem online melden.“ Für einen Anbieter im Bereich eCommerce ist das ein adäquater Weg. 

Entscheidung für die Hosting-
Lösung im AEB-Rechenzentrum

Eine hohe Ausfall- und Datensicherheit ist für arvato SCM Solutions wichtig – eine eigene Inhouse-Lösung des Customs Management wurde verworfen. Diese hätte intern bereitgestellt und gewartet werden müssen, da ein externer Zugang nicht vorgesehen ist. Auch nicht für den AEB Support. Betrachtet man die „total cost of ownership“ bei einem solchen On-premise-Modell, rechnet sich häufig eine Hosting-Lösung. Denn hierbei wird vorgangsbezogen abgerechnet. Ganz nach Aufkommen. Und die Mitarbeiter brauchen lediglich einen Arbeitsplatz mit Internetzugang. Alle Daten sind im ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum der AEB gespeichert und von dort findet auch der Datenaustausch mit dem Zoll statt. Mit höchster Ausfallsicherheit.

Zeitgewinn durch schnelle Abwicklung

Durch den Einsatz von AEB Customs Management konnte der Abwicklungsaufwand drastisch gesenkt werden. Heute reicht die Stammmannschaft von fünf Mitarbeitern aus, um das operative Geschäft rund um die Verzollung der Retouren in kürzester Zeit abzuwickeln. „Die dadurch gewonnene Zeit kann ich für die intensivere Betreuung meiner Mitarbeiter nutzen“, freut sich Lars Peter. „Und für die Projektarbeit.“