Rosenberger optimiert Lieferprozesse mit AEB-Software ASSIST 4

Steckverbindungen und Adapter sorgen für Signalübertragung im Mobilfunk und dafür, dass GPS und Navigationssysteme funktionieren. Sie sind nötig für die Stromversorgung in Hybrid- und Elektrofahrzeugen und vieles mehr. Sie werden im Maschinenbau, in der Telekommunikation, der Medizintechnik und in der Automobilindustrie verwendet. Über 6.000 verschiedene Arten von Steckern und Steckverbindungen stellt Rosenberger her und zählt mit über 730 Patenten zu den innovativsten Firmen im Bereich Hochfrequenztechnik.

Am Stammsitz in Fridolfing im bayrischen Voralpenland werden 90 % der europäischen Produktion gefertigt. Unter den insgesamt 19 Fertigungs- und Montagestandorten weltweit spielt das Werk in Ungarn eine zentrale Rolle: Im 75 km östlich von Budapest gelegenen Jászárokszállás findet die Montage der Einzelteile und Konfektionierung statt. Von hier aus werden alle EU-Länder im Osten direkt beliefert. Das restliche Europa und sämtliche Drittlandsverkehre werden von Fridolfing aus abgedeckt.

Vorteile durch Status Bekannter Versender

Rosenberger hat die Zulassung als Bekannter Versender beantragt und erfüllt hierfür die vom Luftfahrtbundesamt gestellten Auflagen. Unter anderem wurde der gesamte Versandbereich zugangsgesichert. Im 1.000 Quadratmeter großen Bereich befinden sich drei Packplätze und der Warenausgang. Wird hier im abgesicherten Bereich ein Paket als Luftfrachtsendung ausgezeichnet, so ist dieses „sicher“. Als abzusehen war, dass 2009 die elektronische Ausfuhrabwicklung zur Pflicht werden würde, sah sich Rosenberger nicht nur nach einer ATLAS-Lösung um, sondern suchte gezielt nach einer Software, die die logistische Abwicklung automatisierte.

Präzision in der Werkzeughalle und im Versand

Die Produkte aus dem Hause Rosenberger sind Leichtgewichte – wenige Gramm wiegen die Einzelteile, die in den Werkshallen in Fridolfing aus Metallen wie Messing, Kupfer oder Edelstahl gefräst, gestanzt und beschichtet werden, bevor sie zu Steckverbindungen montiert werden. Doch das Sendungsvolumen insgesamt hat Gewicht. 2012 betrug es 3.400 Tonnen im Jahr – etwa 15 Tonnen verlassen täglich das Lager in Fridolfing. Das entspricht 100 bis 300 Sendungen am Tag. „Davon werden ca. die Hälfte innerhalb der EU versendet, die andere Hälfte wird in Drittländer exportiert“, erzählt der Leiter Zoll und Exportkontrolle Martin Motz.

40 % der Lieferungen gehen an eigene Rosenberger Niederlassungen auf der ganzen Welt. 60 % sind Direktlieferungen an Kunden. Dazu gehören Netzwerkbetreiber und Telekommunikationsausrüster wie Alcatel-Lucent, alle namhaften deutschen Automobilhersteller, deren Zulieferer wie Bosch, Blaupunkt und Siemens sowie Unternehmen der Luft- und Raumfahrtindustrie. 

Exportleiter Martin Motz: „Früher – das heißt vor 2008 – haben wir im Schnitt 50 bis 100 Sendungen im Monat für den Export vorbereitet. Heute sind es im Schnitt 500 Ausfuhranmeldungen im Monat. Der Arbeitsaufwand wäre mit dem gleichen Personal nicht mehr machbar gewesen. Wir haben zwar auch zusätzliches Personal eingestellt und einiges nach Ungarn verlagert, aber die Einführung der AEB-Software hat vor allem dazu geführt, dass die Versandqualität gestiegen ist.“

Fehlerfreie Zustellung

Der gesamte Verpackungsprozess und die Erstellung der Dokumente können heute effizienter und zeitsparender abgewickelt werden. „Früher brauchte man ca. sieben bis acht Minuten für eine Ausfuhranmeldung. Heute haben wir wesentlich bessere Daten und der Mitarbeiter benötigt nur noch ein bis zwei Minuten“, so Motz.
Auch die Logistik in Ungarn arbeitet mit der Software von AEB. Im Schichtbetrieb arbeiten hier sechs Mitarbeiter an drei Packplätzen und im Versandbüro mit der Lösung. In Fridolfing sind ebenfalls drei Packplätze mit der Software ausgestattet. Auch die sechs Mitarbeiter der Abteilung Import-/Exportabwicklung arbeiten damit.

Insellösungen abgeschafft

Gerade die Lagermitarbeiter schätzen die Software von AEB, die es ihnen ermöglicht, alle Arbeitsschritte in einem zu erledigen. Wo früher viele Dokumente mit Hilfe von Word und Excel umständlich erstellt wurden und der Labeldruck zeitversetzt an unterschiedlichen Systemen erfolgte, kann der Mitarbeiter heute direkt beim Verpacken alle notwendigen Labels und Dokumente wie Packstückliste und Frachtbrief ausdrucken und sofort dem Packstück beilegen bzw. aufbringen.

Für die Verantwortlichen in der Logistik und der IT liegt der Gewinn vor allem darin, dass die unterschiedlichen „Insellösungen“ abgeschafft wurden und nun eine zentrale Plattform genutzt werden kann: Alle Regelwerke, die beachtet werden müssen, sind in der IT hinterlegt. „So kann einfach nichts vergessen werden“, bestätigt Martin Motz. Er berichtet auch, dass die Versandqualität durch den Einsatz der Software enorm gestiegen ist: „Die Automatisierung führte eben nicht nur zu einer schnelleren Abwicklung. Heute kommt es kaum mehr zu einer Fehlverpackung. Unsere Fehlerquote liegt im Promillebereich. Der einzige Fall an den ich mich erinnern kann, ist, dass mal ein Label beim Anbringen vertauscht wurde.“

Sendungen online nachverfolgen

Die Mitarbeiter bei Rosenberger haben mit Hilfe der Software auch jederzeit Zugriff auf den Sendungsstatus einer Lieferung. Der Vertrieb kann somit prüfen, welchen Status eine bestimmte Sendung hat, ob die Ware bereits verpackt ist oder schon ausgeliefert. Sobald die Ware den Status „Dokumente abgeschlossen“ erhalten hat, werden die Daten inklusive der Trackingnummer an das ERP-System proAlpha zurückgespielt und der Rechnungsdruck ausgelöst.

Zwei Kollegen im Versand werden per E-Mail proaktiv informiert, falls der KEP Dienstleister oder Spediteur ein Problem meldet und sich die Zustellung verzögert. Darüber hinaus gewährt Rosenberger seinen Niederlassungen in Brasilien und Amerika Zugriff auf die Online-Plattform. Auch der Kunde Huawei kann hier direkt seine eigenen Sendungen nachverfolgen. Der Vertrieb des chinesischen Kommunikationsunternehmens, der in Ungarn sitzt, kann sich schnell online informieren, ob die beauftragte Lieferung unterwegs ist.

Auslandsniederlassungen profitieren

Geplant ist, dass jede Rosenberger-Niederlassung Zugriff auf die Visibility-Plattform erhalten soll. Die Import-Abteilung in Brasilien profitiert jetzt schon vom frühzeitigen Zugriff auf die Lieferscheindaten. Denn für deren Importabwicklung ist es wichtig zu wissen, dass auch nur das geliefert wird, was auf der Importgenehmigung gelistet ist. Die Mitarbeiter in Caçapava, São Paulo, können so frühzeitig die Übereinstimmung prüfen und ihre eigenen Dokumente vervollständigen. 

Für Rosenberger zahlt sich der Einsatz der Visibility-Plattform noch aus einem anderen Grund aus. Der Zustellscan, der hier archiviert wird, gilt auch als Ausgangsnachweis – falls der Ausgangsvermerk für eine Exportsendung nicht eingetroffen ist. „Schon allein durch diese Möglichkeit hat sich die Software-Einführung schnell amortisiert“, bestätigt Martin Motz. „Es wäre ärgerlich, wenn man die Steuer nachzahlen müsste, wenn der Ausgangsnachweis fehlt.“

Außerdem ist es hilfreich, wenn ein Kunde behauptet, dass er seine Lieferung nicht erhalten hätte. Motz erinnert sich tatsächlich an einen derartigen Fall. Der Kunde saß in Südafrika und der Warenwert betrug 16.000 Euro. Rosenberger konnte beweisen, dass der Eingang der Lieferung tatsächlich bestätigt wurde. Gegenüber den Systemen der KEP-Dienstleister hat die AEB-Software den Vorteil, dass der Zustellnachweis langfristig archiviert wird. „Bei vielen Paketdienstleistern sind solche Daten nur ca. drei bis sechs Monate abrufbar“, erzählt Motz. „Wir dagegen haben bei manchen Kunden ein relativ langes Zahlungsziel, und da ist es von Vorteil, wenn wir auch nach 12 Monaten noch nachweisen können, dass der Kunde die Ware bekommen hat.“

Sanktionslisten-Screening: Auf Nummer Sicher

Neben dem Customs und Transport & Freight Management nutzt Rosenberger auch die AEB-Lösung für das Risk Management. Für ein automatisiertes Sanktionslisten-Screening ist eine Compliance-Lösung installiert. Dadurch werden alle Adressen in Echtzeit daraufhin überprüft, ob sie in den relevanten Anhängen der EU-Verordnungen oder Embargoverordnungen gelistet sind. Im Trefferfall wird ein Vorgang gesperrt. Auch alle Daten aus dem ERP-System – ca. 30.000 Adressen –werden jede Nacht an die Software übertragen und überprüft. Auch die Rosenberger OSI GmbH in Augsburg, die Fiberoptik-Produkte herstellt, ist an die Compliance-Lösung von AEB angeschlossen. Geplant ist, dass auch die Produktionsstandorte in den USA angebunden werden, sobald hier ein einziges ERP-System im Einsatz ist.

Besserer Workflow dank zentralisierter Steuerung

Die AEB-Software unterstützt auch bei der operativen Abwicklung im Versandbüro. Im System werden vom Zollleiter und seinem Kollegen alle anstehenden Aufgaben eingestellt, die die Mitarbeiter selbstständig abarbeiten.

Für Rosenberger ist es wichtig, den Kunden auch hinsichtlich individueller Wünsche zufriedenzustellen. Hier zahlt es sich aus, dass die Lösung die Möglichkeit bietet, kundenindividuelle Anforderungen einfach zu hinterlegen. „Früher hat man diese Anforderungen auf dem Lieferschein festgehalten. Das war nicht optimal. Heute kann ich ein Regelwerk hinterlegen und vermerken, welchen Extrawunsch ein Kunde hat.“ Diese Sonderwünsche werden bei der Versandabwicklung dann automatisch berücksichtigt.

Martin Motz‘ Fazit: „Eine derart intensive Nutzung eines Softwarepakets kenne ich erst seitdem wir die AEB Software Suite im Einsatz haben. Die Software hilft uns, unsere internen Prozesse effizienter abzuwickeln und ist für die beträchtliche Qualitätssteigerung verantwortlich. Wir evaluieren ständig, welche zusätzlichen Funktionalitäten wir künftig nutzen können. Zur Zeit untersuchen wir den Einsatz der mobilen Verladekontrolle. Außerdem laufen die Vorbereitungen für die automatisierte Frachtkostenberechnung. Die Basis hierfür – das Einpflegen der Offerten im System – ist gelegt.“