Fünf W-Fragen zum Sanktionslisten-Screening

 
Das Sanktionslisten-Screening ist ein Themenbereich, der in allen Unternehmen der EU beachtet und mit geeigneten organisatorischen Maßnahmen umgesetzt werden muss. Anhand von fünf W-Fragen möchten wir Ihnen die wesentlichen Anforderungen und die notwendigen Prüfschritte zur Umsetzung der personenbezogenen Embargos aufzeigen.
 
Prüfung auf kritische Geschäftspartner
 

 Warum muss ich Sanktionslisten prüfen?

Nach den Anschlägen auf das World Trade Center im September 2001 wurden zunächst zwei UN-Resolutionen zur Terrorismusbekämpfung erlassen, die in den EU-Verordnungen (EG) Nr. 2580/2001 und Nr. 881/2002, sowie etwas später in  der Verordnung (EG) 753/2011 umgesetzt wurden. Damit wurde in der EU die unmittelbar geltende gesetzliche Grundlage für flächendeckende Personenprüfungen geschaffen, mit dem Ziel, den Terrorismus finanziell auszutrocknen. Aber nicht nur die sogenannten Antiterrorverordnungen schreiben individualisierte Sanktionen gegen gelistete Personen vor. Auch durch die Länderembargoverordnungen der EU werden unmittelbare und mittelbare Bereitstellungsverbote gegen die in ihren Anhängen gelisteten Personen und Organisationen verhängt. 

Die EU setzt diese restriktiven Maßnahmen als außenpolitisches Mittel zur Sanktionierung der Wirtschaft des jeweiligen Landes ein. Derartige Sanktionen können nur dann die gewünschte Wirkung zeigen, wenn ihre Einhaltung sichergestellt und überwacht wird. Vor diesem Hintergrund werden Verstöße gegen die Bereitstellungsverbote nach deutschem Recht als Embargobruch bestraft. Ein Embargobruch kann erhebliche straf- und ordnungswidrigkeitenrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

 

 Welche Sanktionslisten müssen geprüft werden?

Die Sanktionslistenprüfung ist, wie erwähnt, nicht nur ein Terrorlisten-Screening, sondern umfasst auch die Personenprüfung der länderbezogenen Embargoverordnungen. Angesichts der Vielzahl und der hohen Änderungshäufigkeit der zu prüfenden Personenlisten, bietet der Europäische Auswärtige Dienst (EAD) für die Prüfung mit der CFSP-Liste eine konsolidierte Datenbank aller gelisteten Personen und Organisationen in der EU an.   

Unternehmen, die die Sanktionslistenprüfung mit der Compliance-Lösung von AEB vornehmen, prüfen ihre Geschäftskontakte immer gegen die aktuelle Fassung der CFSP-Liste. Sie kommen damit vollumfänglich ihrer Rechtspflicht zur Prüfung der Sanktionslisten in der EU nach.

Für Unternehmen mit Bezug zum US-Recht bietet die AEB-Compliance-Lösung eine große Anzahl von US-Listen zur automatisierten Prüfung an. Unternehmen, die weiteren Rechtsgebieten, beispielsweise dem schweizerischen oder japanischen Recht unterstehen, können mit Hilfe der Compliance-Lösung zusätzlich noch gegen die SECO-Liste der Schweiz oder die METI-Liste Japans prüfen.

 

 Wen muss ich gegen die Sanktionslisten prüfen?

Die in den Embargoverordnungen normierten Bereitstellungsverbote sind sehr weit gefasst. Welcher Personenkreis in welcher Form einer individualisierten Prüfung unterzogen werden muss, wird gesetzlich nicht geregelt.

Unternehmen sollten daher in der Praxis genau analysieren, welche Personen sie gegen welche Listen prüfen und dementsprechend ihre Prozesse aufsetzen. Zu prüfen sind grundsätzlich alle Geschäftspartner, denen Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen bereitgestellt werden. Hierzu zählen Kunden, Lieferanten, Warenempfänger, Dienstleister oder auch Banken. Darüber hinaus werden häufig die Mitarbeiter von Dienstleistern, wie Putzkräfte, LKW-Fahrer, Leiharbeiter oder die Angestellten einer Securityfirma, überprüft. Ob diesen Personen tatsächlich Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, sollte genau betrachtet werden. Unnötige Prüfungen kosten schließlich Zeit und Geld.

Aber nicht nur unternehmensfremde Personen sind einer Sanktionslistenprüfung zu unterziehen. Auch die eigenen Mitarbeiter sollten gegen die CFSP-Liste geprüft werden. Dieses heftig umstrittene Thema dürfte seit dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 19. Juni 2012 (Az.: VII R 43/11) dahingehend geklärt sein, dass der Abgleich der Mitarbeiterdaten eine nach § 32 Bundesdatenschutzgesetz grundsätzlich zulässige Datennutzung ist.   

 

 Wann muss ich die Sanktionslisten prüfen?

Die Sanktionslistenprüfung sollte so früh wie möglich durchgeführt werden, idealerweise bereits zum Zeitpunkt der Akquise, spätestens aber mit Abgabe eines Angebots beziehungsweise vor Vertragsschluss. Da die Anhänge der Embargoverordnungen und damit auch die CFSP-Liste einer hohen Änderungshäufigkeit unterworfen sind, sollten im Rahmen eines Geschäftsprozesses weitere Prüfungen vorgenommen werden. 

Die letzte Prüfung empfiehlt sich vor dem Versand der Güter, also kurz bevor die Güter den eigenen Einflussbereich verlassen. Mit der AEB-Compliance-Lösung können Sie frei wählen, an welchen Stellen des Geschäftsprozesses eine Sanktionslistenprüfung automatisiert im Hintergrund vorgenommen werden soll.

 

 Was tun im Trefferfall?

Schwierig gestaltet sich in der Praxis häufig der Umgang mit „Treffern“. Die Software nimmt im Wesentlichen einen Namensabgleich vor und ermittelt je nach den gewählten Einstellungen den Grad der Übereinstimmung zwischen dem Namen des geprüften Geschäftskontakts und dem Namen der gelisteten Person. Da es für das Vorliegen von Bereitstellungsverboten nicht auf eine zufällige Namensübereinstimmung ankommt, sondern die Personenidentität zwischen dem geprüften Geschäftskontakt und der gelisteten Person festgestellt werden muss, sollte die Sanktionslistenprüfung im Unternehmen mit der erforderlichen Sorgfalt von geschulten Mitarbeitern vorgenommen werden. 

Die Feststellung der Personenidentität ist eine Plausibilitätsprüfung, bei der die Informationen, die sich in dem Listeneintrag zu der gelisteten Person oder Organisation befinden, mit den Informationen abgeglichen werden müssen, die dem Unternehmen zu dem Geschäftskontakt vorliegen. In Betracht kommen Wohnort, Geburtsdatum, Geburtsort, Passnummern, um nur einige zu nennen. Nur in den Fällen, in denen die Personenidentität festgestellt werden kann, sind die gesetzlich normierten Bereitstellungsverbote zu beachten.

 
 
Dr. Ulrike Jasper: AEB-Expertin für Santkionslisten-Screening

Unverbindliche Beratung und Kontaktaufnahme

 

Vor welchen Fragen und Herausforderungen stehen Sie im Bereich Sanktionslisten-Screening? Schildern Sie unserer Expertin Ihren Praxisfall. Wie Sie IT-unterstützt Sanktionslistenprüfungen einfach und schnell vornehmen könnendarüber unterhält sich Dr. Ulrike Jasper gerne persönlich mit Ihnen.

Dr. Ulrike Jasper, Compliance-Expertin, Sanktionslisten-Screening

Telefon: 0711/72842-399

 
 
 
 
 
 
 

Julius-Hölder-Straße 39 | D-70597 Stuttgart | Tel. +49-711-72842-300 | info.de@aeb.com