Ersatzteillogistik

Zollabwicklung als Erfolgsfaktor

Schnelligkeit ist oftmals das A und O im Ersatzteilmanagement. Damit Zollschranken am Ende nicht die logistischen Abläufe blockieren, müssen Unternehmen ihr Exportmanagement im Griff haben.

Die Maschine steht still. Der Super-GAU für jedes produzierende Unternehmen. Der entstehende Schaden ist oftmals immens. Jetzt muss es schnell gehen. Das passende Ersatzteil muss her – umgehend. Entsprechend hoch sind die Erwartungen an Reaktionszeit und Liefergeschwindigkeit gegenüber dem Ersatzteillieferanten.

Damit dieser das passende Teil zur richtigen Zeit an den richtigen Ort liefern kann, sind reibungslose Supply-Chain-Prozesse notwendig, auch und vor allem über Ländergrenzen hinweg. Grundsätzlich geht die Zahl der Stillstände bei Maschinen und Anlagen aufgrund eines präventiven Instandhaltungsmanagements zurück. Immer mehr Sensoren sorgen für eine Rund-um-die-Uhr-Überwachung und warnen rechtzeitig vor kritischen Zuständen, Anlagen- und Maschinenbauer bieten für ihre Kunden immer bessere Services und Fernwartungsmöglichkeiten, die Problemen vorbeugen.

Eindeutigkeit entscheidend

Dennoch müssen Hersteller für den Fall eines Ausfalls gerüstet sein. Damit die Ersatzteillieferung reibungslos abläuft, ist es für sie essentiell, korrekte und vollständige Informationen zu dem benötigten Ersatzteil zu erhalten. Kann der Kunde das defekte Teil nicht eindeutig identifizieren, muss im Notfall ein Mechaniker vor Ort geschickt werden, der die Sachlage beurteilt und die fehlenden Informationen beschafft. Das kostet Zeit und verzögert die Reparatur.

Für ein optimales Management müssen Ersatzteile daher für alle Parteien eindeutig identifizierbar sein. Informationslücken in diesen Bereichen führen im schlimmsten Fall dazu, dass der Kunde und der Anlagen- und Maschinenbauer bei einer Bestellung nicht wissen, wovon der andere jeweils spricht. Für den Ersatzteillieferant ist es vorteilhaft, wenn er die Maschinen, deren Standorte sowie die zugehörigen Abläufe bzw. Prozesse der Instandhaltung bei seinen Kunden möglichst detailliert kennt. So kann er im besten Fall auch per Ferndiagnose ermitteln, welches Maschinenteil vermutlich defekt ist.

„Man kann eigentlich nur ein guter Lieferant sein, wenn man den Betrieb und die Prozesse des Kunden kennt“, sagt Thomas Vierhaus, geschäftsführendes Vorstandsmitglied des Verbands Technischer Handel e.V. (VTH). Er rät, schon zu Beginn eindeutige Servicelevel zu vereinbaren. Nur so seien Kundenerwartungen und Lieferantenleistungen klar definiert. „Und selbstverständlich ist für Ersatzteillieferanten wichtig, die eigenen Bestände und Lagerhaltung zu optimieren, um Out-of-Stock- Situationen zu vermeiden und schnelle Lieferungen zu gewährleisten.“

Vorteil Kooperation

Dabei müssen auch vorgelagerte Beschaffungsprozesse einkalkuliert werden. „Der Ersatzteillieferant muss genau wissen, welche Ersatzteile wie schnell beschafft werden können bzw. wie lange die Lieferzeiten dauern. Sind mit Kunden schnelle Reaktionszeiten vereinbart – beispielsweise von 12 oder 24 Stunden – müssen die entsprechenden Teile notfalls bevorratet werden“, erklärt Vierhaus. 

Eine Alternative zum eigenen Bestand der Maschinen- und Anlagenbauer kann auch der Einsatz von Dienstleistern oder Kooperationen von Ersatzteilhändlern sein. Diese spielen oftmals bei langen Lieferketten über Ländergrenzen hinweg eine wichtige Rolle. „Der Ersatzteillieferant muss in der Lage sein, einen schnellen Warenverkehr zu ermöglichen. Das kann über einen Partner vor Ort geschehen oder über Verbundgruppen, wie technische Händler, die wiederum Partner im Ausland haben“, so Vierhaus. „Manchmal ist es daher gar nicht so entscheidend, das passende Ersatz teil selbst im Lager zu haben, sondern vielmehr zu wissen, welcher Kollege es vorrätig hat“, fährt Vierhaus fort. Nicht immer können Hersteller auf Ersatzteilhändler und Kooperationen im Ausland zurückgreifen. So spielt die Zollabwicklung eine entscheidende Rolle, wenn Kunden im Drittland sitzen oder selbst Teile im Drittland zugekauft werden müssen. 

Mit den richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt und den richtigen Zollverfahren lassen sich die Prozesse jedoch beschleunigen und gleichzeitig noch Abgaben sparen. Global Trade Management als Teil des Supply Chain Managements ist ein wesentliches Instrument, um Zeitvorteile zu erzielen und Zollverfahren so einzusetzen, dass möglichst wenig Zölle und Einfuhrabgaben anfallen. Die richtige Vorbereitung ist in diesem Zusammenhang besonders wichtig, denn alle Wirtschaftsbeteiligten müssen dem Zoll teilweise auch Genehmigungen für den Export bestimmter Güter vorlegen. Überraschungen kann sich im Ernstfall niemand leisten.

Import beschleunigen – Vereinfachtes Anmeldeverfahren

Unternehmen, die von Anfang an genau wissen, welche Ware sich gerade auf dem Weg zu ihnen befindet, können durch eine Grenzverzollung Vorteile erzielen. Sie können einen Zollantrag vor Gestellung (ZvG) beantragen – vorausgesetzt, die Ware wird über eine deutsche Zollstelle in die EU importiert. „Dann kann die zollrechtliche Bestimmung und damit die Möglichkeit zur freien Verwendung direkt an der Eingangszollstelle – zum Beispiel am Hamburger Hafen – erfolgen“, erläutert Carsten Bente, Außenwirtschaftsexperte beim Softwareanbieter AEB. Eine Beschleunigung der Zollabwicklung kann in diesem Fall mit dem vereinfachten Anmeldeverfahren (VAV) erfolgen. Dieses ist besonders dann von Vorteil, wenn dem Empfänger noch nicht alle Daten über die Ware, die ihm zugeht, vorliegen und daher Angaben und Unterlagen fehlen.

Für ein VAV versenden Wirtschaftsbeteiligte zunächst eine vereinfachte Zollanmeldung (VZA) an die Abfertigungszollstelle. Eine ergänzende Zollanmeldung (EGZ), inklusive der noch ausstehenden Daten und Unterlagen, muss der Empfänger erst später nachreichen. Für das VAV ist grundsätzlich eine vorherige Bewilligung durch das zuständige Hauptzollamt erforderlich. Das VAV entspricht im Wesentlichen dem Verfahren der unvollständigen Zollanmeldung (UZA). Es unterscheidet sich jedoch insbesondere dadurch, dass die ergänzende Anmeldung nicht einzeln für jede unvollständige Anmeldung nachgereicht werden muss. Vielmehr werden die während eines festgelegten periodischen Zeitraums – beispielsweise eines Monats – eingeführten Waren in einer ergänzenden Zollanmeldung zusammengefasst und nachgereicht.

Der große Vorteil dieses Vorgehens: Unternehmen haben Kenntnis von dem Vorgang, bevor die Ware an der EU-Außengrenze ist und können so planerisch die Voraussetzungen für einen schnellen Prozess im Ersatzteilmanagement schaffen. Darüber hinaus können sie durch einen Zahlungsaufschub die Einfuhrabgaben ohne weiteren Bescheid erst am 16. Tag des auf den Abrechnungszeitraum folgenden Kalendermonats entrichten. Und auch ohne bewilligten Zahlungsaufschub endet die Zahlungsfrist erst am zehnten Tag nach Mitteilung des Einfuhrabgabenbescheides beziehungsweise nach Rückgabe der ergänzenden Zollanmeldung.

Reparatur im eigenen Werk – aktive Veredelung

Defekte Teile oder kleinere Maschinen werden zur Reparatur mitunter direkt ins Werk geholt. Kommen sie aus dem Nicht-EU-Ausland, bietet sich hierfür das Zollverfahren der aktiven Veredelung (AV) an. Die Bearbeitung, Verarbeitung und Ausbesserung (Reparatur) von nicht EU-Waren, die im Anschluss wieder aus der EU ausgeführt werden sollen, ist zollbegünstigt. Der Import von Teilen und Halbfertigerzeugnissen und der spätere Export der hergestellten (Halbfertig-)Erzeugnisse sind ausdrücklich auch für Reparaturen – sogenannte Ausbesserungsverkehre – vorgesehen. Verlassen Waren nach der Reparatur die EU wieder, erhebt der Zoll keine Abgaben.

Allerdings gibt es Fristen, die Unternehmen einhalten müssen. Für die Durchführung einer AV müssen Unternehmen eine entsprechende Bewilligung beim Zoll beantragen. Wird dieses Zollverfahren selten verwendet oder haben Unternehmen keine entsprechende Bewilligung, können sie durch Abgabe einer schriftlichen Zollanmeldung einen entsprechenden Antrag stellen. Bisher ist dies im Zoll-IT-Verfahren ATLAS allerdings nicht möglich, daher muss in diesem Fall der Antrag in Papierform eingereicht werden.

Veredeln außerhalb der EU – passive Veredelung

Die passive Veredelung (PV) soll hier als Gegenstück zur AV, der Vollständigkeit halber, noch erwähnt werden. Führen Unternehmen EU-Waren vorüber gehend aus dem Zollgebiet aus, damit sie im Drittland bearbeitet, verarbeitet oder ausgebessert werden, sind diese nach Wiedereinfuhr zollreduziert oder ganz zollfrei. Die Ersparnis wird nach „Differenz“ beziehungsweise „Mehrwert“ berechnet. Auch für die Durchführung dieses Verfahrens benötigen Unternehmen eine Bewilligung der Zollbehörden. Doch auch hier gibt es die Möglichkeit, einen entsprechenden Antrag schriftlich einzureichen. Das Zollrecht sieht bei Garantiefällen oder Ausbesserungen sogar vor, dass die Bewilligung für eine PV vereinfacht erteilt werden kann. Damit können Unternehmen im Reparaturfall auch ohne vorherige Beantragung eines entsprechenden Verfahrens dessen Vorteile nutzen und so Zeit sparen.

Wettbewerbsvorteil Binnenverzollung

Kaufen Ersatzteillieferanten ihrerseits Materialien in einem Drittland ein, lassen sich mit dem richtigen Know-how auch beim Import Prozesse optimieren und Abgaben sparen. Viele Wirtschaftsbeteiligte nehmen heute im Rahmen der Importabwicklung eine Binnenverzollung vor. Dabei wird ein Spediteur beauftragt, die Ware im NCTS-Versandverfahren von der EU-Außengrenze direkt bis zum Empfänger zu befördern. Die Ware ist während des Transports noch unverzollt. Erst als sogenannter „Zugelassener Empfänger“ kann der Wirtschaftsbeteiligte das Versandverfahren mit dem dazugehörigen Versandbegleitdokument (VBD) beenden und über die Ware im Anschluss frei verfügen.

Der große Vorteil: „Wird die Ware über eine EU-Außengrenze, die nicht in Deutschland liegt, importiert, kann der Empfänger die Ware nach Erhalt dennoch beim deutschen Zoll über das Zoll-IT-System ATLAS anmelden“, erläutert Carsten Bente. Er gibt aber auch zu bedenken, dass die Empfänger häufig erst Kenntnis davon bekommen, dass der Spediteur das NCTS-Verfahren eröffnet hat, wenn die Ware mit dem Versandbegleitdokument schon bei ihnen auf dem Hof steht.

Für einen schnellen Prozess im Ersatzteilmanagement ist das keine optimale Voraussetzung. Denn dies ermöglicht weder eine gute Planung der personellen Ressourcen im Wareneingang, noch eine schnelle Bereitstellung eines benötigten Ersatzteils oder gar die Reparatur des defekten Materials. Für eine planmäßige bzw. regelmäßige Bevorratung ist das Verfahren aber durchaus interessant.

Zwischenlagern bis zum Einsatz – Zolllagerverfahren

Um als Händler Ersatzteile aus einem Drittland zwischenzulagern, bietet sich das Zolllagerverfahren an. In einem Zolllager stehen Waren unter zollamtlicher Überwachung. Dadurch ist es möglich, sie erst dann in die EU einzuführen, wenn ein Kunde sie tatsächlich anfordert. Entsprechende Zollgebühren werden ebenfalls erst in diesem Moment fällig, ebenso greifen erst dann Genehmigungspflichten. Und wenn die Ware im Anschluss wieder in ein Drittland weitergeleitet wird, fallen keine Abgaben an (Transitfunktion).

Wichtig für alle, die Zolllager bereits nutzen: Seit der Anwendbarkeit des Unionszollkodex (UZK) am 1. Mai haben sich einige Verfahrensdetails geändert: Für Waren, die ab dem 1. Mai 2016 in Zolllager des Typs D und E – wie D bewilligt – übergeführt werden, sind bei der Beendigung des Zolllagerverfahrens durch Überlassung in den zollrechtlich freien Verkehr die Bemessungsgrundlagen anzuwenden, die bei der Zollschuldentstehung gelten – inklusive des dann geltenden Umrechnungskurses. Dazu wird seit dem 1. Mai 2016 in der EGZ-ZL-Position (ergänzende Zollanmeldung Zolllager) im Feld „Neuer Umrechnungskurs“ der Wert „J“ verlangt. In diesem Fall sind die Zollwert-Angaben in der EGZ-ZL-Position erneut anzugeben.

Für Waren, die vor dem 1. Mai 2016 in Zollläger des Typs D und E – wie D bewilligt – übergeführt wurden, können bis zum Ablauf der Übergangsfrist am 31. Dezember 2018 weiterhin die Bemessungsgrundlagen angewendet werden, die bei der Einlagerung festgestellt wurden. In der EGZ-ZL-Position kann daher wie bisher verfahren werden.

Wenn der Monteur mitkommt

Manchmal muss nicht nur ein Ersatzteil schnell zum Kunden, sondern es reist auch ein Montageteam mit dem passenden Werkzeug mit. „Dabei müssen Unternehmen bedenken, dass alle Berufsausübungsgegenstände beim Verlassen der EU beim Zoll angemeldet werden müssen – auch wenn sie im Anschluss an die Reparatur nicht beim Kunden verbleiben“, so der Hinweis von Carsten Bente.

Einen entsprechenden Antrag können Unternehmen beim Zoll mit dem sogenannten Carnet ATA stellen. Für alle 75 Länder, die dem ATA-Abkommen mittlerweile beigetreten sind, benötigen Unternehmen, wenn sie bestimmte Materialien vorübergehend in ein Drittland einführen, nur dieses eine Dokument. Da für eingeführte Waren normalerweise Zölle fällig werden, verlangen die Zollbehörden eine Sicherheit, falls das Werkzeug am Ende das Zollgebiet nicht wieder verlässt. Diese Sicherheit ist im ATA-Abkommen durch Bürgen – beispielsweise Wirtschaftskammern – sichergestellt. Das Carnet ATA ermöglicht so eine formlose Einführung in die beteiligten Drittländer und eine problemlose Wiedereinfuhr in die EU.

Exportieren – aber sicher

Um Exporte in ein Drittland rechtssicher durchzuführen, muss der Ersatzteillieferant grundsätzlich zunächst prüfen, ob der Lieferung Beschränkungen aus den Embargoverordnungen der EU oder Genehmigungspflichten aus den allgemeinen Regelungen des Exportkontrollrechts entgegenstehen. Das bedeutet, er muss eine Personenprüfung, die Prüfung der Embargoregelungen, die Güterprüfung sowie die Prüfung des Verwendungszwecks durchführen. Grundlagen dieser Prüfungen sind die EU-weit geltende EG-Dual-Use-Verordnung 428/2009 und die nationalen Regelungen der Außenwirtschaftsverordnung (AWV).

Unternehmen mit Bezug zum US-Recht müssen unter Umständen außerdem die US-Export Administration Regulations (EAR) oder sogar die US-International Traffic in Arms Regulations (ITAR) beachten. „Was viele Unternehmen nicht bedenken: Die Vorschriften zur Exportkontrolle gelten keinesfalls nur für Hersteller oder Händler von Waffen und Rüstungsgütern, sondern auch für viele zivile Güter – sogenannte Dual-Use-Güter“, erklärt Carsten Bente. „Mit der Endverwendung ihrer Güter müssen sich alle Unternehmen auseinandersetzen. Ist diese aus Sicht des Exportkontrollrechts kritisch, ist für den Export eine Genehmigung des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) nötig“, ergänzt Bente.

Drei Tipps für ein solides Ersatzteilmanagement

  1. Ersatzteile eindeutig identifizierbar machen
  2. Genaue Servicelevel mit den Kunden vereinbaren
  3. Bestände optimieren: Genaue Kenntnis darüber, wo welches Ersatzteil liegt

Insgesamt gut aufgestellt

Unternehmen, die Kunden im Ausland haben, sind in der Regel beim Thema Export gut aufgestellt. „Erhalten sie Aufträge im Exportgeschäft, machen sie sich auch gleich Gedanken darüber, wie gegebenenfalls Ersatzteile über Zollgrenzen hinweg zügig zu ihren Kunden gelangen“, sagt Vierhaus. Die passende IT-Unterstützung spielt dabei immer eine wichtige Rolle. Vom Lager- und Bestandsmanagement, über den Versand und die Übertragung von Versandinformationen an die Carrier – Software hilft dabei, Supply Chain Prozesse transparent und übersichtlich zu gestalten. Und das auch über Zollgrenzen hinweg. 

In Hinblick auf eine funktionierende Kollaborationen im Ersatzteilgeschäft, ist IT ebenfalls nicht mehr wegzudenken. „Vom Kunden zum Lieferanten und auch zu Partnern und Herstellern muss eine nahtlose Kommunikationskette bestehen. Nur so ist sichergestellt, dass alle Beteiligten die Spezifikation eines benötigten Ersatzteils genauestens kennen. Die notwendigen Prozesse müssen sich EDV-technisch abbilden lassen und zwar so stabil, dass im Notfall z. B. auch ein Einblick in den Lagerbestand eines Partnerunternehmens möglich ist. Denn wo das Ersatzteil liegt und wie es am schnellsten verfügbar ist, muss im Ernstfall sofort ersichtlich sein. Das ist ohne EDV-Vernetzung nicht möglich“, so Vierhaus.

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