Case Study

Arvato Healthcare profitiert von Zolllager-Software

Dank der AEB Software für die Abwicklung und Überwachung von Medikamenten im Zolllager können Kunden von Arvato Healthcare Zölle und Steuern später bezahlen. Das setzt Cashflow frei.

Franziska Widmaier 20.02.2014

Die Hälfte aller Dax-Unternehmen sind Kunden der Arvato AG und doch ist die Gütersloher Bertelsmann-Tochter nahezu unbekannt. Dabei stellen sich die Unternehmen, aus denen die Arvato AG besteht, immer wieder neuen Herausforderungen z. B. als Druckereigruppe, Kommunikations-, E-Commerce oder Finanzspezialisten und Logistikdienstleister. 

Durch den guten Kontakt zur AEB realisierte die Business Unit Arvato Healthcare schon einige Lösungen im Bereich Customs Management für ihre Kunden. Die jahrelange Zusammenarbeit wurde nun um das Thema „Zolllager“ erweitert. Am Healthcare-Standort Harsewinkel wurde ein Zolllager für einen internationalen Pharmakunden in Betrieb genommen. Seit Kurzem betreibt Arvato auch ein zweites Zolllager für ein global agierendes Medizintechnik-Unternehmen.

Zolllager mit Transit- und Kreditfunktion

Warum ist die Einrichtung und Nutzung eines Zolllagers sinnvoll? Wenn ein Unternehmen Waren aus einem Drittland erhält und diese in ein Zolllager einführt, muss es zunächst keine Einfuhrabgaben entrichten. Die Waren behalten ihren Status als „Nichtgemeinschaftswaren“ und können im Zolllager so lange lagern, bis feststeht, was mit ihnen geschehen soll. 

Wird ein Teil der Ware wieder in ein Drittland verkauft, werden keine Abgaben fällig. Das Zolllager hat dann eine Art Transitfunktion übernommen. Erst wenn die Ware in der EU bleibt und in den freien Verkehr überführt wird, muss auch der Zoll bezahlt werden. In diesem Fall hat das Zolllager eine so genannte Kreditfunktion erfüllt. Die Abgaben wurden für die Dauer der Lagerung im Zolllager zinslos gestundet. Das kann sich rechnen. 

Die verbriefte Überwachung macht Zolllager zudem für Pharmahersteller  besonders interessant, wenn diese noch nicht zugelassene Medikamente auf einen Markt bringen. Denn dann müssen diese Arzneimittel behördlich überwacht werden; zum Beispiel in einem Zolllager. Und nur für einen Patienten, der für die Versuchsstudie zugelassen ist („named patient“), kann dann das Medikament entnommen werden.

AEB Software ermöglicht freie Wahl des Zolllager-Typs

Von seinem Kunden erhielt Arvato alle notwendigen Vollmachten, um das Zolllager zu betreiben. Ein öffentliches Zolllager (Lager des Typs A, B und F) kam für das Pharmaunternehmen nicht in Frage, daher musste es ein privates Zolllager sein, das vom Lagerhalter selbst verwaltet werden kann (Lager des Typs C, D und E). Nun galt es zu entscheiden, ob die Zollschuld bei der Entnahme berechnet werden soll – wie beim Lagertyp C – oder der Zollwert und die Menge der Waren maßgebend sind, die zum Zeitpunkt ihrer Überführung in das  Zolllagerverfahren zollamtlich anerkannt wurden. 

Das Pharmaunternehmen und Arvato entschieden sich für dieses Verfahren und damit für Typ D, auch wenn die Lösungen der AEB im Bereich Customs Management alle drei privaten Zolllagertypen abbilden. Mit der Nutzung des Zolllagers müssen nun erst dann Zollabgaben und Einfuhrumsatzsteuer gezahlt werden, wenn die Ware in den freien Verkehr überführt wird. Die Zollverwaltung erteilte Arvato Healthcare die Bewilligung für ein Zolllager des Typs D.

Standardisierte Abwicklung im Zolllager

Der Pharmakunde von Arvato Healthcare produziert in den USA und verschickt nach Finnland. Von dort geht es weiter nach Belgien und schließlich nach Deutschland. An allen drei europäischen Standorten hat das Pharmaunternehmen Zolllager einrichten lassen. 

Da Arvato seit 2007 gute Erfahrungen mit verschiedenen Lösungen aus dem Hause AEB gemacht hat, fiel die Entscheidung für die passende Software leicht. Nicht nur Ausfuhr- und Einfuhrvorgänge und Exportkontroll- bzw. Compliance-Prüfungen werden nun mit der IT-Unterstützung von AEB realisiert, sondern auch die Abwicklung des Zolllagers. 

„Die AEB-Lösung für das Zolllager dazuzunehmen, war in diesem Fall logisch“, erzählt Projektleiter Sebastian Verhoeven von Arvato Healthcare. „In einem schwierigen Prozess ist die Software von AEB gut handhabbar.“ Ihm gefällt die reibungslose Verbindung von SAP® mit der AEB-Lösung, die alle Prozesse in einem Lager standardisiert. „Die erreichte Automatisierung stellt mich sehr zufrieden.“ 

Auch der Projektverlauf war erfolgreich: Die Beauftragung erfolgte im  Februar 2011 und bereits vier Monate später war das Zolllager produktiv. „Als Projektleiter wünscht man sich natürlich immer eine noch schnellere Realisierung, aber in Anbetracht der Komplexität ging es wirklich gut voran.“ Inzwischen betreuen vier Arvato-Mitarbeiter dieses Zolllager. Jeder Vorgang – vom Bestücken bis zur Entnahme – wird in der IT abgebildet und an die Zollverwaltung gemeldet.

Hohes Einsparpotenzial dank AEB Software

Einmal im Monat kommt eine Lieferung aus dem Zolllager in Belgien nach Harsewinkel ins Lager von Arvato. Die Verweildauer im Lager beläuft sich dabei für „Schnelldreher“ in der Regel auf einen Monat. Das heißt, die monatliche Belieferung entspricht in der Regel auch der Entnahme. Dazu kommen noch ein paar „Langsamdreher“, die eine Verweildauer von durchschnittlich einem Jahr haben. Kurz: Die Einfuhrumsatzsteuer von momentan 19 % wird mindestens einen Monat später gezahlt. 

Je Unternehmen und Produkt können sich schnell fünf- bis sechsstellige Einsparungen pro Jahr ergeben. Je hochpreisiger das Produkt und je länger die Verweildauer, desto höher liegt natürlich das Einsparpotenzial. Das weitere Plus: Durch die Einführung der AEB Software werden Entnahmen und Eingänge ins Zolllager IT-gestützt abgewickelt – sicher, fehlerfrei und  überwacht; auch wenn das Pharmaunternehmen momentan nur zugelassene Medikamente vertreibt.

Zolllager macht Schule

Udo Vester, Head of Customs and Trade bei Arvato und Verhoevens Kollege, hat nur ein halbes Jahr später das zweite Zolllager bei Arvato Healthcare umgesetzt – noch zügiger als zuvor. „Wir freuen uns, wenn wir unseren Kunden mit dem Zolllager einen echten Mehrwert bieten können und sie somit langfristig von uns als Full-Service-Dienstleister und unseren integrierten Lösungen überzeugen“, meint Sebastian Verhoeven. Durch die Integration in die Geschäftsprozesse funktioniert die Automatisierung beinahe reibungslos. 

„Außerdem werden wir von AEB nicht nur vor einer Anschaffung beraten, sondern im Betrieb ständig begleitet. Schulungen, Dokumentation, Support und Services garantieren unsere Stabilität im Alltag – egal bei welchem Arbeitsaufkommen.“

Franziska Widmaier
Über die Autorin
Franziska Widmaier
Franziska Widmaier ist Redakteurin und im Bereich Corporate Communications tätig. Als #twitterperle betreut sie außerdem die Social-Media-Kanäle bei AEB. Die Kommunikationswissenschaftlerin ist seit 2013 bei AEB und schreibt am liebsten über die neuesten Trends in Logistik und IT.

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